Robotic Process Automation: l’approccio e le strategie di Nethex per aumentare la produttività in azienda
Le attività automatizzate in molti settori produttivi vanno razionalizzate, i processi compiuti dalla mano umana possono essere alleviati per puntare ad un livello di qualificazione superiore a quello attuale. In Nethex un gruppo di lavoro dedicato si sta adoperando per la messa a punto di strumenti di RPA (Robotic Process Automation) con un numero di funzionalità sempre più ampie ed in linea con le esigenze degli operatori di oggi. La tecnologia è al servizio dell’utente per cercare di limitare al massimo le attività di poco interesse, per il lavoro ripetitivo a scarso valore aggiunto. Per questo si sta andando avanti nella messa a punto del programma, con l’obiettivo di farlo diventare una sorta di ‘assistente digitale dell’operatore’. La messa a punto dell’RPA è in continua fase di implementazione, questa del resto da alcuni anni è divenuta una marcata esigenza nell’ambito dei processi con alcuni importanti vantaggi provenienti dai Bot per le imprese e la forza lavoro. Gli RPA riducono il numero di errori, considerato che le attività oggetto di automazioni sono quelle che, se svolte dall’operatore umano, sono più esposte ad errori (perché ripetitive) e portano ad un efficientamento dei processi produttivi. Da considerare poi la riduzione dei tempi di svolgimento delle attività, che tratteremo più avanti, ed il basso impatto sui sistemi informativi: i processi non vengono stravolti ma solo accompagnati con le stesse modalità dell’operatore umano senza togliere ma accrescendo l’importanza dell’attività dei lavoratori.
In Nethex i primi passi vengono effettuati su processi di back-office dove il RPA riproduce azioni che possono essere automatizzate. Parliamo di azioni come inserimento dati, dove si può passare dall’operatore umano a quello virtuale andando così da evitare che l’operatore sia oberato da attività ripetitive e stancanti e con poca soddisfazione professionale. Il vantaggio è anche per l’azienda che così può migliorare i suoi indicatori chiave di prestazione e gli obiettivi aziendali. Dopo l’inserimento dei dati si è dunque individuato il flusso di funzioni da automatizzare, le sequenze e tutti i micro-processi che l’operatore è chiamato ad effettuare per capire quali inserire in RPA con l’obiettivo di far sì che il software non si sostituisca all’operatore ma lo coadiuvi per ottenere quello che si vuole in tempi rapidi. In alcune fasi il ruolo della mente umana resta infatti insostituibile verso un modello vincente human-machine.
I risultati ottenuti sul back-office sono molto positivi: “Il vantaggio è anche a livello motivazionale dell’operatore che può limitare le sue attività di basso valore – ci racconta Andrea Pulsoni, 27 anni, romano e in Nethex dal 2018 – per dedicarsi ad attività più importanti. Ad esempio, abbiamo sperimentato su un CRM e una piattaforma di vendita dove si facevano operazioni a mano come il controllo dei codici fiscali, dati anagrafici, metodi di pagamento sui quali esercitare una verifica tra i due sistemi che archiviano gli stessi dati e monitorato quanto si allungavano i tempi. Oppure il double check di dati già inseriti, abbiamo persino calcolato l’impatto derivante dall’uso dei pulsanti per andare avanti. Una volta automatizzato il controllo, la stessa cosa infatti può essere fatta sui pulsanti con un programma per l’automazione delle funzioni per andare alla fase successiva”.
L’esito è assolutamente soddisfacente: “Abbiamo calcolato che con l’utilizzo di tali tecnologie si può risparmiare fino a due terzi del tempo di lavorazione passando da 15 a 5 minuti per pratica gestita. Se viene registrato un errore la pratica viene indirizzata in una coda operatori per una gestione di back-office manuale” ci dice ancora Pulsoni che ha un background in Economia con una specializzazione in Strategia e Management, e ha sviluppato la sua esperienza sui chatbot, reportistiche, piattaforme di dati e business intelligence.
Nethex che ha nell’innovazione la sua vocazione strategica si muove verso un uso estensivo della RPA che porterà a promuovere per i suoi gruppi di lavoro un livello di prestazione superiore a quello attuale; grazie all’automazione le risorse umane saranno sempre di più distolte dai task a scarso valore aggiunto e potranno essere incaricate di occuparsi di attività a maggior peso specifico come nel commerciale e nell’interpretazione dei dati, raggiungendo migliori livelli di produttività.